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Cómo organizar una reunión… que sea eficaz y satisfactoria

Adolfo Blanco, catedrático de Universidad en el área de Organización de Empresas, ofrece cinco claves básicas para evitar que se duerman los reunidos

 

:: Amaya Arteaga

La creación de un verdadero espacio de comunicación es la idea de la que parte Adolfo Blanco, catedrático y consultor en Organización de Empresas, para definir los elementos que deben tenerse en cuenta para preparar, iniciar, desarrollar y concluir una buena reunión. Blanco intervino el pasado 7 de junio en Renovacción, una iniciativa organizada por la Fundación Riojana para la Innovación y el Club de Marketing de La Rioja donde ejerció de coordinador potenciador de la Innovación en la Gestión.

Este experto destacó la importancia que tiene reunirse para crear una cultura sana en las organizaciones y desglosó las principales claves que hay que tener en cuenta para que una reunión resulte satisfactoria y eficaz para todas las partes implicadas en la misma y en sus distintas fases: la preparación del líder, el inicio integrador, el desarrollo que concreta, plantea y resuelve, y la conclusión o despedida. Una filosofía de gestión y comunicación que trasciende a la empresa y debe afectar a la comunicación en cualquier ámbito de la vida. 

Entre las claves de una buena reunión, Blanco destaca las siguientes:

Comunicación es acción en común. La organización debe trabajar unida, dentro de sus departamentos y equipos, pero también mirando a sus clientes. “La vida es comunicación y estar reunidos implica estar unidos”, indica el coach. 

Quien lidera debe ser un buen comunicador. El líder de la reunión debe estar en equilibrio, en armonía consigo mismo, tener claro qué debe comunicar y el motivo por el cual se realiza la reunión. Si un líder tiene una visión de creación de valor añadido y de riqueza, lo va a transmitir en cada acto y en cada reunión. En este sentido, el tono y la actitud de quien dirige la reunión son fundamentales para el éxito.

Inicio, desarrollo y despedida. Un buen inicio es esencial para que todo fluya, requiere empezar con calma, de manera integradora, para acoger y recibir a quienes participan en la reunión. Y también el cierre debe planificarse y cuidarse, porque es el momento en el que la decisión tomada conjuntamente se acepta y se suma al objetivo asumido como importante para todos tras el debate realizado en la reunión. Y entre ambos momentos se sitúa el desarrollo de la reunión, que a su vez exige afrontar los problemas, alinearse con unos objetivos y resolver las tensiones, que también las habrá. 

Evitar la actitud de lucha. Hay que sembrar cooperación, incluso con la competencia, porque de otro modo solo se contribuirá al caos. Esta clave se aplica de nuevo tanto dentro como fuera de la empresa, ya que el experto sostiene que las profundas transformaciones que necesita nuestro mundo solo pueden llevarse a cabo con líderes cooperativos. 

Hay que concretar. “Toda generalización es equívoca”, apunta Blanco a modo de paradoja. En opinión del experto, para que una reunión sea eficaz lo más importante es concretar, porque “los humanos necesitamos concretar para construir: por qué hacemos algo, cómo lo podríamos hacer y qué es lo que vamos a hacer”. Para ello, indica que se deben estructurar cinco C's o muelles:

- Cantidad

- Calidad

- Cuándo, es decir, el plazo

- Coste

- Compensación